DRITTI ALLA META SENZA STRESS CON IL KANBAN

Tools
13/03/2018

La lista delle cose da fare si allunga sempre di più e non sai come riuscire a fare tutto? Temi che tutto ti sfugga di mano e solo al pensiero ti sale l’ansia? Hai sempre un costante senso di colpa nei confronti di tutto e tutti? Benvenuto/a nel club! Non sei pazzo, sei solo stressato.

Se proprio non puoi staccare la spina e ti trovi a dover gestire più progetti e lavori insieme, cosa fare per non “svalvolare”? Prova a fare uso del Kanban!

 

Il Kanban Personale, ovvero il Santo Graal dei “tuttofare”

Il Kanban è un metodo per visualizzare, organizzare e completare il lavoro. Più facile a farsi che a dirsi: basta gestire le cose da fare in tre liste parallele, ovvero “da fare”, “in corso” e “fatte” (come vedi in figura).

Come creare l’area del Kanban lo decidi tu: puoi usare una lavagnetta, appiccicare ordinatamente dei post-it sul muro, usare dei fogli di grande formato su cui scrivere direttamente con un pennarello o usare un programma al pc (come questo ad esempio: https://kanbanflow.com/).

Tutto qui? Cosa cambia rispetto alla classica lista delle cose da fare?

Le differenze sono due. Con il Kanban puoi:

  • visualizzare il tuo lavoro;

  • limitare la mole delle cose da fare in modo che sia più gestibile.

 

Stai sereno, con la colonna “da fare” hai tutto sotto controllo!

Abbiamo appena detto che la struttura del Kanban ti consente di visualizzare il lavoro. Ma in che senso?

Usare dei post-it in un luogo ben visibile per elencare le cose da svolgere ti aiuta ad eliminare quella sensazione di smarrimento dovuta al pensiero delle mille cose da fare. Tutti i tuoi impegni stanno lì, ben visibili sulla parete, perciò con il Kanban tutto è sotto controllo e non c’è bisogno che ripassi continuamente le cose che ancora devi fare mentre stai facendo dell’altro.

Non solo, facendo una semplice to-do-list rischiamo di concentrarci molto su tutto quello che c’è da fare perdendo di vista una cosa importante, cioè tutte le cose che abbiamo già fatto!  Avere uno spazio in cui visualizzare i nostri risultati giornalieri e settimanali, invece, ci aiuta parecchio a sentirci più soddisfatti ed elimina quella fastidiosa sensazione di aver faticato tanto ma combinato poco.

 

Stay focused!

Pensa ad un’autostrada. Più macchine sono presenti contemporaneamente e più aumenta il traffico e tutte le auto sono costrette a rallentare fino a doversi fermare completamente (hai presente il grande rientro alla fine delle vacanze estive? Ecco, appunto!).

Anche se non è molto carino da dire, tu sei come l’autostrada trafficata: il tuo tempo e le tue energie sono limitati e va bene che sei super multitasking, ma a furia di prendere troppi impegni o forzarti a fare troppe cose insieme, diventa normale fare confusione, lavorare male e non essere produttivo come vorresti. Cercando di fare tutto potresti non finire niente, sentendoti così frustrato e facendo salire i livelli di ansia e di stress.

È vero, non sempre decidi tu le tempistiche e la mole di cose da fare (soprattutto a lavoro), ma è assurdo pensare di fare troppe cose contemporaneamente! Focalizza tutte le cose che hai da fare e poi concentrati su un’attività alla volta, in particolare quella più impellente o importante che va fatta subito. Così non fai confusione, non dimentichi nulla e lavori in modo efficiente ed efficace!

Tornando alla metafora del viaggio, il Kanban ti aiuta a far entrare in autostrada una sola macchina alla volta permettendole di correre alla massima velocità possibile.

Con il Kanban ti concentri solo su un’attività (quella che hai messo nella colonna “in corso”), senza avere paura di perdere di vista le altre cose da fare che sono tutte lì sotto i tuoi occhi (nella colonna delle “cose da fare”). Quando hai finito l’attività in corso, la puoi spostare nella colonna “fatte” e concentrarti su una nuova attività. Piano piano le cose da fare diventeranno fatte e tu sarai sempre più soddisfatto e incentivato a vedere i post-it scalare alla colonna successiva.

Lentamente vedrai accumulare le cose che hai finito e potrai orgogliosamente monitorare i risultati che stai raggiungendo. Quando sei depresso e pensi che non stai combinando nulla il tuo Kanban è lì, pronto a dimostrarti il contrario!

 

I giapponesi la sanno lunga da sempre. Ma come è nato il Kanban?

Pronto per il momento Alberto Angela? Cercherò di essere breve, giuro.

In Giappone si trovano i bellissimi giardini imperiali, un luogo tranquillo, immerso nella natura e quasi magico. Puoi bene immaginare che fine farebbe la sensazione di pace e quiete tipica di questo posto qualora fosse consentito l’accesso a masse incontrollate di visitatori!

Allora come gestire il gran numero di turisti mantenendo inalterato lo spirito del luogo? Con il metodo Kanban naturalmente! Non a caso “kanban” in giapponese significa “cartellino”.

Entrare ai giardini imperiali è gratuito, ma necessita di un apposito cartellino distribuito all’ingresso in numero limitato. Il visitatore che ottiene il cartellino entra nel giardino, lo visita in completa pace e armonia e all’uscita riconsegna il tesserino all’addetto, così che possa darlo ad un altro visitatore e consentirgli l’accesso. Con questa tecnica il numero di visitatori rimane fisso e limitato e tutti godono appieno della magia del luogo.

Da qui è nata l’idea di applicare tale metodo anche al lavoro (ma non solo). Il pensiero di fondo è stato: “Non sarebbe fantastico se ci fosse un metodo simile per limitare l’accesso alla nostra mente così da evitare l’ansia e la confusione dovute alle mille cose da fare?”

 

Kanban fai-da-te. Pronti per un Art Attack?

  1. Procurati dello scotch di carta e traccia sul muro 3 colonne: “da fare”, “in corso”, “completate”.

  2. Procurati dei post-it (se siete in più colleghi ad usare lo stesso Kanban puoi usare più colori di post-it in base al numero di persone, oppure associare ad ogni attività un colore diverso).

  3. Fai l’elenco delle cose da fare. Un’attività “degna” di essere elencata idealmente è un’attività che per essere svolta richiede da mezz’ora a massimo un’intera giornata.  Le attività più brevi possono essere aggregate con altre, mentre le attività più impegnative, complesse o lunghe è meglio spezzarle in sotto-attività e segnare ciascuna di esse su un post-it diverso.

  4. Stabilisci una gerarchia tra le cose da fare riordinando i post-it.

  5. Inizia dalla prima attività e buon lavoro!

 

Il bello del Kanban è che si tratta di un sistema flessibile e una volta capiti i principi alla base puoi adattarlo al tuo modo di lavorare.

Ad esempio puoi decidere di aumentare a 2 o 3 il numero di attività massime da affrontare in contemporanea. Ricordati però di non esagerare, altrimenti la tua “autostrada” si intaserà e lavorerai meno bene.

Puoi anche aggiungere delle colonne (ad esempio “in attesa” o “urgente”).

Se poi non ti piace l’idea di un Kanban a muro, puoi sempre usare un quaderno o un programma al pc (ad esempio Excel). Tieni bene a mente il rischio che così, non avendo sempre sott’occhio le attività, potresti tornare nel loop da cui eri partito prima di iniziare ad usare questo metodo! Inoltre il bello della versione a muro del Kanban è che non è trasportabile, perciò sei incentivato a finire le attività che hai definito nella “to do list” entro la fine del tuo orario di ufficio, diminuendo la mole di lavoro che ti porterai da finire a casa.  

Pronto a diventare più efficiente di un computer e molto meno stressato? Bene, allora buon Kanban!

 

Vuoi ancora più Mooves? Dai un’occhiata qua:

 

 

Serena Omero Olimpio
Designer, digital strategist

COMMENTI